TIN TỨC > AI ỨNG DỤNG

LÀM CHỦ NOTEBOOKLM: BIẾN DỮ LIỆU THÔ THÀNH "KHO BÁU" TRI THỨC (QUY TRÌNH CHUẨN A-Z)

(26/02/2026)

Nguồn: https://www.facebook.com/groups/binhdanhocai/posts/896209246201164/

NotebookLM không chỉ là một công cụ tóm tắt. Nếu biết cách Cài đặt (Setup) và Ra lệnh (Prompt), nó sẽ trở thành một "Bộ não thứ hai" phục vụ đắc lực cho công việc.

Bài viết tiếp theo này sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn hóa để sử dụng NotebookLM hiệu quả nhất, đặc biệt hữu ích cho 5 nhóm đối tượng:

(1) Giáo dục/Nghiên cứu,

(2) Kinh doanh/Quản lý,

(3) Marketing/Sáng tạo,

(4) Pháp lý/Nhân sự,

(5) Kỹ thuật/Sản phẩm,

...và nếu bạn cần ngành khác hãy cmt ạ!

GIAI ĐOẠN 1: THIẾT LẬP ĐẦU VÀO (INPUT HYGIENE)

Nguyên tắc vàng: "Rác vào thì Rác ra". Muốn AI thông minh, dữ liệu nguồn phải sạch.

1. Kỹ thuật "Làm sạch nguồn"

Đừng ném 50 file lộn xộn vào. Hãy quy hoạch lại:

Đặt tên file có cấu trúc: [LOẠI] - [TÊN] - [NĂM].

Ví dụ: Báo cáo - Doanh thu Q3 - 2024.pdf, Quy định - An toàn lao động - 2025.pdf.

Chia nhóm nguồn: NotebookLM cho phép nạp tối đa 50 nguồn. Hãy chia thành 3 nhóm:

Nhóm 1: Tài liệu cốt lõi (Sách, Báo cáo chính).

Nhóm 2: Dữ liệu dẫn chứng (Excel số liệu, Biểu đồ).

Nhóm 3: Nhận diện (File chứa thông tin về Tone giọng, Quy chuẩn trình bày).

2. Prompt kiểm tra nguồn (Gõ ngay sau khi upload)

"Hãy quét qua tất cả các nguồn dữ liệu vừa tải lên. Liệt kê tóm tắt nội dung chính của từng nguồn và cảnh báo tôi nếu có tài liệu nào bị lỗi định dạng, mờ nhòe hoặc nội dung không rõ ràng."

GIAI ĐOẠN 2: CÀI ĐẶT TƯ DUY (CHAT SETTING)

NotebookLM không có phần "Saved Info" toàn cục, nên ta phải cài đặt "Hệ điều hành" cho nó ngay câu lệnh đầu tiên.

Prompt Cài đặt chung (System Prompt)

"Bạn đóng vai là Trợ lý Phân tích Dữ liệu cao cấp. Nhiệm vụ: Khai thác thông tin từ các nguồn đã cung cấp để giải quyết vấn đề của tôi. Nguyên tắc làm việc:

Trung thực tuyệt đối: Chỉ trả lời dựa trên nguồn (Grounding). Nếu không có thông tin, hãy nói 'Không tìm thấy'.

Trích dẫn: Mọi câu trả lời phải kèm số trích dẫn nguồn [x].

Định dạng: Ưu tiên gạch đầu dòng, bảng biểu và bôi đậm từ khóa."

GIAI ĐOẠN 3: XỬ LÝ & BIẾN ĐỔI (STUDIO & PROCESS)

Đây là lúc biến dữ liệu thô thành các định dạng sử dụng được: Audio, Slide, Video.

1. Phần AUDIO (Đạo diễn Podcast)

Vào phần Audio Overview -> Nhấn Customize (Tùy chỉnh). Đừng dùng mặc định, hãy dùng Prompt sau:

Mục tiêu: Tạo bản nghe để học nhanh hoặc báo cáo sếp.

Prompt:

"Hãy tạo một cuộc thảo luận sôi nổi giữa 2 chuyên gia. Tập trung phân tích sâu vào các Thách thức và Giải pháp được nêu trong tài liệu. Bỏ qua các phần giới thiệu chung chung. Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành nhưng giải thích các thuật ngữ khó bằng ví dụ thực tế. Giọng điệu chuyên nghiệp, khách quan."

2. Phần SLIDE (Kiến trúc sư bản trình bày)

NotebookLM không xuất file .pptx, nhưng nó tạo ra Cấu trúc (Outline) hoàn hảo để bạn copy.

Prompt:

"Dựa trên các nguồn đã chọn, hãy thiết kế dàn ý cho bài thuyết trình 10 Slide. Cấu trúc bắt buộc cho mỗi Slide:

Slide X: [Tiêu đề ấn tượng]

Nội dung chính: 3-4 gạch đầu dòng ngắn gọn (Bullet points).

Gợi ý hình ảnh/Biểu đồ: Mô tả chi tiết hình ảnh cần lấy từ nguồn nào (Ví dụ: 'Lấy biểu đồ tăng trưởng từ file Báo cáo Tài chính trang 5')."

3. Phần VIDEO (Biên kịch nội dung)

Prompt:

"Chuyển đổi nội dung này thành kịch bản video ngắn (Shorts/Reels) thời lượng 60 giây. Yêu cầu:

0-5s (Hook): Một câu hỏi gây tò mò dựa trên dữ liệu.

Thân bài: 3 điểm chính quan trọng nhất.

Kết: Lời kêu gọi hành động.

Gợi ý các cảnh quay minh họa (B-roll) phù hợp với từng đoạn lời thoại."

GIAI ĐOẠN 4: ỨNG DỤNG CHO 5 NHÓM NGÀNH NGHỀ CỤ THỂ

Tùy vào bạn thuộc nhóm nào, hãy sử dụng các Prompt chuyên biệt sau để tối ưu hóa công việc:

Nhóm 1: GIÁO DỤC & NGHIÊN CỨU (Giáo viên, Sinh viên, NCS)

Nhu cầu: Tóm tắt sách, tạo đề thi, ôn tập.

Prompt đặc thù:

"Tạo một Hướng dẫn học tập (Study Guide) chi tiết từ các tài liệu này. Bao gồm:

Bảng thuật ngữ và định nghĩa.

Tóm tắt các lý thuyết cốt lõi.

Tạo 10 câu hỏi trắc nghiệm (kèm đáp án và giải thích) để kiểm tra kiến thức."

Nhóm 2: KINH DOANH & QUẢN LÝ (CEO, Manager)

Nhu cầu: Đọc nhanh báo cáo, ra quyết định, phân tích đối thủ.

Prompt đặc thù:

"Tạo một Bản tóm tắt điều hành (Executive Summary) 1 trang.

Liệt kê Top 3 rủi ro lớn nhất và Top 3 cơ hội tăng trưởng.

Trích xuất tất cả các số liệu tài chính quan trọng vào một bảng so sánh.

Đề xuất 3 hành động chiến lược cần làm ngay dựa trên dữ liệu này."

Nhóm 3: MARKETING & SÁNG TẠO (Content Creator, Marketer)

Nhu cầu: Tìm ý tưởng bài viết, phân tích Customer Insight.

Prompt đặc thù:

"Phân tích các tài liệu phỏng vấn khách hàng này và tìm ra Insight (Sự thật ngầm hiểu) của họ.

Dựa trên Insight đó, hãy đề xuất 5 chủ đề nội dung cho Fanpage.

Viết nháp 1 bài đăng Facebook với văn phong hài hước, bắt trend."

Nhóm 4: PHÁP LÝ & NHÂN SỰ (Luật sư, HR)

Nhu cầu: Rà soát hợp đồng, tóm tắt quy định, so sánh điều khoản.

Prompt đặc thù:

"Rà soát dự thảo hợp đồng này và so sánh với Luật lao động hiện hành (đã upload).

Chỉ ra các điều khoản có nguy cơ gây bất lợi cho công ty.

Đề xuất phương án sửa đổi câu chữ cho chặt chẽ hơn."

Nhóm 5: KỸ THUẬT & SẢN PHẨM (Dev, Product Owner, Kỹ sư)

Nhu cầu: Đọc tài liệu kỹ thuật (Specs), viết hướng dẫn sử dụng, báo cáo lỗi.

Prompt đặc thù:

"Dựa trên tài liệu đặc tả kỹ thuật (Specs) này:

Viết một quy trình Kiểm thử (Test Case) cho tính năng Đăng nhập.

Tạo bảng danh sách các lỗi (Bugs) đã được ghi nhận kèm theo mức độ nghiêm trọng và trạng thái xử lý."

GIAI ĐOẠN 5: THU HOẠCH & DỌN DẸP (OUTPUT & CLEANUP)

Để tránh rác điện tử và giữ cho tư duy luôn sắc bén.

Ghim (Pin) thông tin: Trong quá trình Chat, thấy ý hay -> Bấm vào cái ghim để lưu sang cột Ghi chú.

Tổng hợp: Chọn tất cả Ghi chú đã ghim -> Bấm "Create Briefing Doc" hoặc "Combine to Note" để tạo thành văn bản hoàn chỉnh.

Xuất bản: Copy nội dung ra Word/PowerPoint/Email.

Xóa bỏ (Digital Sustainability): Nếu dự án đã xong, hãy xóa Notebook đi. Chỉ giữ lại những Notebook tri thức dài hạn.

Như vậy, NotebookLM mạnh hay yếu là do cách bạn "cài đặt" nó. Hãy áp dụng quy trình trên để biến AI thành cộng sự đắc lực nhất của bạn ngay hôm nay!

Gửi ý kiến của bạn